RejestrujÄ…c w Polsce dziaÅ‚alność gospodarczÄ…, z którÄ… zwiÄ…zane jest zatrudnianie pracowników, nie wolno zapomnieć o dopeÅ‚nieniu obowiÄ…zków zwiÄ…zanych z “byciem pracodawcÄ…”. Przede wszystkim, w momencie kiedy zatrudnienie w przedsiÄ™biorstwie przekroczy próg 20 osób, pracodawca jest zobowiÄ…zany do wprowadzenia regulaminu pracy oraz regulaminu wynagrodzenia.
Bez znaczenia jest w tym wypadku rodzaj zawartych umów o pracę czy wymiar etatu. Bez znaczenia jest również, czy w ciągu roku poziom zatrudnienia u danego przedsiębiorcy waha się, to znaczy czy spada poniżej 20 pracowników a następnie wzrasta. W takiej sytuacji przyjmuje się, że raz wprowadzony regulamin nie wymaga odwoływania i ponownego uchwalania. Dzięki temu nie wprowadza się chaosu informacyjnego związanego z ciągłymi zmianami organizacyjnymi w zakładzie pracy.
Regulaminów nie wprowadza się jednak, jeżeli pracownicy są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy układ ten reguluje sprawy związane z organizacją i porządkiem pracy oraz zasadami przyznawania wynagrodzenia w sposób niezwykle pobieżny. Wówczas dopuszcza się wprowadzenie przez pracodawcę regulaminów obok obowiązującego układu zbiorowego.
Jak wprowadzić regulaminy?
Regulaminy zacznÄ… obowiÄ…zywać po upÅ‚ywie 2 tygodni od podania ich do wiadomoÅ›ci pracowników. Samo “podanie do wiadomoÅ›ci” może nastÄ…pić w formie ogÅ‚oszenia w sposób zwyczajowo przyjÄ™ty w zakÅ‚adzie pracy, na przykÅ‚ad: po przez wywieszenie na tablicy ogÅ‚oszeÅ„ na terenie zakÅ‚adu pracy, rozesÅ‚anie do wszystkich pracowników e-mailem lub po prostu poprzez wrÄ™czenie egzemplarza każdemu pracownikowi osobiÅ›cie. W tym zakresie pracodawca ma dowolność, istotne jest po prostu, aby treść regulaminów dotarÅ‚a do pracowników. W sytuacji, kiedy w przedsiÄ™biorstwie dziaÅ‚ajÄ… zwiÄ…zki zawodowe, pracodawcy nie wolno zapomnieć o uzgodnieniu treÅ›ci regulaminów z przedstawicielami tych zwiÄ…zków. W przeciwnym wypadku wprowadzone regulaminy nie bÄ™dÄ… obowiÄ…zywaÅ‚y.
Kodeks pracy wylicza ustawowe minimum zagadnień, jakie powinny się znaleźć w obu regulaminach.
Niezbędne minimum regulaminu pracy
Regulamin pracy powinien określać prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy. W szczególności powinien on ustalać:
1) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
2) systemy i rozkład czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
3) porę nocną (można wybrać godziny z przedziału podanego przez ustawodawcę),
4) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
5) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom (najlepiej, jeżeli zostaną one opracowane przez specjalistę ds. bezpieczeństwa i higieny pracy),
6) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego (można zrezygnować z takiego wykazu, jeżeli pracodawca nie zatrudnia młodocianych w celu odbywania przygotowania zawodowego),
7) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
10) informację o karach stosowanych przez pracodawcę z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników (kara upomnienia, nagany lub kara pieniężna).
Ponad zakres wskazany powyżej, pracodawca może w regulaminie pracy umieścić postanowienia dotyczące dodatkowych przywilejów, jakie gwarantuje on swoim pracownikom. Może też nakładać na nich dodatkowe obowiązki, które wiążą się na przykład z zaostrzonymi zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Oraz niezbędne minimum regulaminu wynagradzania
Regulamin wynagradzania natomiast powinien ustalać warunki wynagradzania za pracę, jakie obowiązują u danego pracodawcy. Ponadto pracodawca może ustalić w nim inne świadczenia związane z pracą oraz zasady ich przyznawania. Mogą wśród nich być na przykład zasady przyznawania premii regulaminowej lub uznaniowej, w Kodeksie pracy nazywane nagrodą(co nie znaczy, że pracodawca nie może wprowadzić odrębnego regulaminu premiowania), a także różnego rodzaju nagrody jubileuszowe, za szczególne osiągnięcia etc. W regulaminie wynagradzania reguluje się ponadto wysokość dodatków za pracę w nadgodzinach oraz wysokość diety za odbywanie przez pracowników podróży służbowych i zagranicznych.
O czym warto pamiętać wprowadzając regulaminy?
Ciekawe jest to, że pracodawcy bardzo często popełniają błąd, umieszczając kwestie związane z terminem, miejscem, czasem i częstotliwością wypłaty wynagrodzenia jedynie w regulaminie wynagradzania. Zgodnie z postanowieniami Kodeksu pracy, informacje te powinny w pierwszej kolejności znaleźć się wśród postanowień regulaminu pracy, jako istotny obowiązek pracodawcy. Dopiero w dalszej kolejności mogą one zostać powtórzone w regulaminie wynagradzania. Może jednak nastąpić jedynie odesłanie w treści regulaminu wynagradzania do regulaminu pracy w tej kwestii.
