W ubiegłym wpisie dotyczącym oddelegowania pracownika z państwa członkowskiego Unii do pracy w Polsce zajęłam się kwestiami udokumentowania oddelegowania oraz prawa właściwego dla umowy o pracę tego pracownika. Dzisiaj parę słów na temat zagadnienia, które nie mieści się w zakresie prawa pracy, ale pozostaje ściśle związane z procesem oddelegowania. Chodzi mianowicie o zameldowanie na pobyt czasowy i rejestrację pobytu oddelegowanego pracownika w Polsce.
Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych nakłada na obywateli państw członkowskich określone obowiązki w zakresie rejestracji pobytu w Polsce. Pomijając nawet fakt, że brak wypełnienia tych obowiązków jest w Polsce wykroczeniem, dokonanie zgłoszenia potrzebne jest, by obywatel Unii, który został delegowany do pracy w Polsce, mógł wypełnić pozostałe ustawowe obowiązki i w pełni korzystać ze swoich uprawnień (np. dokonanie zgłoszenia pozwala na zarejestrowanie samochodu cudzoziemca w Polsce).
Gdy zagraniczny pracodawca oddeleguje swojego pracownika do wykonywania pracy w Polsce, powinien poinformować go o tym, jakie obowiązki na nim spoczywają w związku z zarejestrowaniem pobytu w Polsce. Prawo przewiduje obowiązek rejestracji pobytu oraz obowiązek zameldowania na pobyt czasowy.
Pobyt w Polsce do 3 miesięcy
W pierwszej kolejności oddelegowany pracownik, aby się zameldować, musi zjawić się we właściwym organie gminy (urzędzie miasta) z paszportem lub innym dokumentem tożsamości oraz dokumentem poświadczającym tytuł prawny do lokalu, w którym obywatel Unii ma zostać zameldowany (np. akt notarialny zaświadczający, że przeniesiono własność na właściciela lokalu, odpis z księgi wieczystej etc.). Obowiązek, o którym mowa powinien zostać wykonany w ciągu 3 dni od przyjazdu obywatela Unii do Polski.
W tym trybie oddelegowany pracownik zostanie zameldowany na czas maksymalnie do 3 miesięcy. Jeśli pobyt w Polsce nie będzie trwał dłużej niż trzy miesiące na tym kończą się formalne wymogi związane ze zgłoszeniem pobytu cudzoziemca na terenie Polski. Jeśli natomiast pobyt ma być dłuższy niż 3 miesiące konieczne będzie dokonanie tzw. rejestracji pobytu obywatela UE.
Rejestracja pobytu
Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin jeżeli pobyt na terytorium Polski trwa dłużej niż 3 miesiące, obywatel Unii oddelegowany do pracy w Polsce jest obowiązany zarejestrować swój pobyt. Aby oddelegowany obywatel Unii mógł zarejestrować swój pobyt musi być już zameldowany na pobyt czasowy do 3 miesięcy(patrz wyżej).
Po uzyskaniu meldunku na okres maksymalnie trzech miesięcy następnym krokiem będzie więc wizyta w Wydziale Spraw Obywatelskich Cudzoziemców Urzędu Wojewódzkiego właściwego ze względu na miejsce czasowego pobytu (właściwość miejscowa urzędu będzie wyznaczona przez adres zameldowania na pobyt czasowy). Tutaj, po przedstawieniu niezbędnych dokumentów (między innymi: paszportu oraz listu oddelegowującego od zagranicznego pracodawcy) oraz po uiszczeniu opłaty w wysokości 1 zł, oddelegowany cudzoziemiec otrzyma zaświadczenie o rejestracji swojego pobytu w Polsce. W zależności od wniosku oraz okoliczności, zaświadczenie takie może być wydane na okres od 3 miesięcy do 5 lat. Należy pamiętać, aby przy każdorazowej zmianie miejsca zamieszkania oddelegowanego cudzoziemca w Polsce, aktualizował on adres podany w zaświadczeniu o zarejestrowaniu pobytu. Można to zrobić bez konieczności ponownego przedstawiania wszystkich dokumentów, potrzebne będzie jedynie potwierdzenie zameldowania pod nowym adresem.
Zameldowanie pobyt czasowy dłuższy niż 3 miesiące
Posiadając już zaświadczenie o rejestracji pobytu, oddelegowany cudzoziemiec który zamierza pozostać na terenie Polski dłużej niż 3 miesiące powinien ponownie stawić się we właściwym organie gminy (urzędzie miasta), aby zameldować się na czas określony, na pełen okres swojego pobytu w Polsce. Również i tym razem oddelegowany obywatel Unii powinien stawić się w Urzędzie Miasta osobiście i przedstawić wymagane dokumenty, czyli paszport i zaświadczenie o zarejestrowaniu pobytu, a także udokumentować tytuł prawny do lokalu. Jeśli mieszkanie, w którym ma zamiar przebywać oddelegowany pracownik jest wynajmowane albo jego właścicielem jest pracodawca potrzebne jest jeszcze oświadczenie właściciela mieszkania, że wyraża zgodę na zameldowanie oddelegowanego pracownika w jego mieszkaniu. Generalnie tryb, w którym właściciel mieszkania wyraża zgodę na zameldowanie jest zależy od tego, w którym urzędzie dokonuje się zameldowania. Przykładowo w Krakowie wystarcza pisemne oświadczenie właściciela mieszkania, podczas gdy urzędy niektórych warszawskich dzielnic wymagają by właściciel mieszkania stawił się osobiście w urzędzie celem złożenia oświadczenia i okazania dokumentów potwierdzających jego tytuł prawny do lokalu. Po zameldowaniu się na czas określony cudzoziemcowi zostanie również nadany jego numer PESEL, którego odbiór zwykle odbywa się w miejscu, w którym dokonuje się formalności meldunkowych.
Jak widać procedura meldunkowa przy pobycie dłuższym niż 3 miesiące jest dość złożona. Obywatel Unii będzie musiał najpierw odwiedzić organ gminy (urząd miasta), następnie Urząd Wojewódzki, by w końcu ponownie trafić do organu gminy (urzędu miasta). Co gorsza zestaw dokumentów potrzebnych do zameldowaniem cudzoziemca oddelegowanego do wykonywania pracy w Polsce może różnić się zależnie od urzędu, w którym załatwiana jest sprawa. Praktyka wskazuje bowiem, że procedury stosowane w poszczególnych urzędach mogą nieznacznie od siebie odbiegać i to niestety bez wyraźnej ku temu podstawy prawnej. W Polsce oprócz Sejmu i Senatu prawo wciąż jeszcze ustanawiają przysłowiowe „panie w okienku”, które obsługują interesantów w urzędach. I jeszcze jedna ważna uwaga. W praktyce obywatel Unii nie będzie w stanie dopełnić wszystkich formalności i wypełnić odpowiednich formularzy bez asysty osoby władającej językiem polskim. Urzędy nie gwarantują bowiem obsługi w języku obcym.
